Vraag vijf collega's om met ChatGPT een LinkedIn-post over hetzelfde product te schrijven, en de kans is groot dat je vijf keer dezelfde gladde toon terugkrijgt. Netjes en enthousiast, en het had van ieder bedrijf kunnen zijn. Toch kun je in ChatGPT, Claude en Copilot vastleggen hoe jouw bedrijf klinkt. Sinds september kan ChatGPT zelfs je eigen mails en documenten gebruiken om je schrijfstijl over te nemen.
In deze blog lees je waar je je merkstem vastlegt in de drie tools, welke laag je waarvoor gebruikt en hoe je een stemgids maakt die AI ook echt volgt.
Waarom AI-tekst zo vaak hetzelfde klinkt
Een taalmodel dat niets over jou weet, kiest de veilige middenweg. Zonder voorbeelden of afspraken heeft het nu eenmaal niets anders om op te leunen. En in de meeste teams typt iedereen zijn eigen prompt, met zijn eigen idee van "onze toon". Dan krijg je dus ook nog eens vijf verschillende middenwegen.
Mijn kijk daarop: onder goede AI-content zit nog steeds menselijk vakmanschap. AI kan een toon prima volhouden, maar iemand moet die toon eerst opschrijven. Dat doe je één keer goed, en daarna zet je het op de plek waar AI het bij elke opdracht leest.
Waar leg je je stem vast?
Alle drie de tools werken met lagen: instellingen voor jezelf, instructies per project en bij sommige abonnementen ook regels voor de hele organisatie. Per tool ziet dat er zo uit.
ChatGPT: persoonlijkheid, instructies en projecten
Onder Settings, Personalization kies je bij Base style and tone een persoonlijkheid. Dat verandert volgens OpenAI de stijl en toon van de antwoorden, niet wat ChatGPT kan. Daarnaast heb je aangepaste instructies: voorkeuren die ChatGPT in al je chats volgt.
Voor merkwerk vind ik projecten interessanter. In een project zet je chats, bestanden en instructies bij elkaar, en die projectinstructies gelden voor elke chat in dat project. Eén project per klant of per kanaal, met je stemgids erin, scheelt een hoop herhalen.
Nieuw sinds september is schrijfstijl in ChatGPT Work. ChatGPT gebruikt dan je eigen teksten uit gekoppelde apps voor mail, berichten of documenten, zodat concepten meer als jou klinken. Volgens Yahoo Tech, dat de functie bij OpenAI liet bevestigen, gaat het om de betaalde abonnementen met toegang tot ChatGPT Work, op web en mobiel. Je koppelt de apps en kiest daarna zelf Use writing style, want alleen koppelen zet het nog niet aan. Uitzetten doe je onder Settings, Personalization, Writing. Of het voor jouw account in Nederland al beschikbaar is, heb ik niet kunnen controleren, dus kijk even in je eigen instellingen.
Claude: instructies, projecten en skills
Claude heeft drie plekken. Onder Settings en dan Your Claude vul je Instructions in, en die gelden voor al je gesprekken. Projectinstructies gelden alleen voor de chats in dat ene project. En met skills pas je de toon en vorm van Claudes antwoorden aan, ook op basis van je eigen teksten. Hoe skills werken, lees je in mijn uitleg over skills.
Gebruikte je eerder Styles om Claude jouw schrijfstijl te leren? Volgens Yahoo Tech heeft Anthropic die functie in juni stopgezet en ondergebracht in skills.
Voor teams is er nog een laag erboven. Eigenaren van een Team- of Enterprise-abonnement kunnen organisatie-instructies instellen die Claude volgt in elk gesprek van iedereen in de organisatie. Botst een persoonlijke instructie daarmee, dan wint de organisatie. Er passen maximaal 3.000 tekens in en het kan tot een uur duren voordat een wijziging overal actief is.
Copilot: aangepaste instructies en geheugen
In Microsoft 365 Copilot Chat ga je via Settings and more naar Chat settings en dan Personalization. Bij Custom instructions kies je Edit instructions, typ je wat Copilot over jou moet weten en hoe je de antwoorden wilt hebben, en sla je op. Daarnaast onthoudt Copilot Memory voorkeuren uit eerdere gesprekken.
Twee dingen om te weten. Microsoft noemt personalisatie en geheugen nog een preview die kan veranderen. En je beheerder kan het voor de hele organisatie uitzetten, dan staan de knoppen bij jou uit en kun je ze niet zelf aanzetten. Sinds oktober zie je wel beter wat Copilot meeneemt: onder Sources bij een antwoord staat een tab Personalization met de instructies, herinneringen en eerdere chats die meetelden.
Welke laag gebruik je waarvoor?
De lagen lijken op elkaar, maar ze lossen elk een ander probleem op.
| Laag | Goed voor | Let op | Waar |
|---|---|---|---|
| Persoonlijke instructies | Je eigen voorkeuren in elke chat | Iedere collega schrijft zo zijn eigen versie van de merkstem | ChatGPT, Claude en Copilot |
| Projectinstructies | Eén klant, campagne of kanaal met een vaste toon en vaste bestanden | Werkt alleen als je team ook vanuit dat project begint | Projecten in ChatGPT en Claude |
| Organisatie-instructies | Basisregels voor iedereen, zonder dat iemand iets hoeft in te stellen | Maximaal 3.000 tekens en het gaat mee in elk bericht, dus houd het kort | Claude Team en Enterprise |
| Leren van eigen teksten | Mails en berichten die als jij klinken | Het leert jouw persoonlijke stijl en leest mee in de apps die je koppelt | Schrijfstijl in ChatGPT Work |
Mijn advies voor de meeste teams: zet de merkstem in projectinstructies of, als je Claude Team of Enterprise hebt, in de organisatie-instructies. Persoonlijke instructies laat je over aan persoonlijke voorkeuren, zoals hoe lang je je samenvattingen wilt.
Zo maak je een stemgids die AI echt volgt
Een instructie als "schrijf professioneel en enthousiast" doet weinig. Anthropic geeft zelf hetzelfde advies: vervang vage woorden als professioneel door concrete aanwijzingen. Een bruikbare stemgids maak je in drie stappen.
Zo'n stemgids kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
- Spreek de lezer aan met je, nooit met u, ook niet bij nieuwe klanten.
- Schrijf alinea's van hooguit drie zinnen en gebruik geen emoji's in mail.
- Vermijd woorden als baanbrekend, naadloos en ontzorgen.
- Eindig met een duidelijke volgende stap in plaats van "laat het ons weten als je vragen hebt".
- Zet er een alinea onder uit een tekst die je zelf goed vindt, als voorbeeld van de toon.
Houd hem kort. De organisatie-instructies van Claude gaan bijvoorbeeld mee in elk bericht van iedereen, dus elke overbodige zin kost ruimte. Langere voorbeeldteksten zet je liever als bestand in een project.
Testen en bijhouden
Na het opslaan begin je een nieuw gesprek en probeer je een paar verschillende opdrachten, zoals Anthropic ook aanraadt. Een LinkedIn-post, een klantmail en een korte productomschrijving zeggen samen meer dan drie keer dezelfde post. Lees de resultaten met één vraag in je achterhoofd: had een collega dit zo kunnen schrijven?
Controleer de feiten daarna apart, want een goede toon maakt een verkeerd cijfer niet goed. Hoe je dat aanpakt, lees je in AI-output controleren.
Overweeg je schrijfstijl in ChatGPT Work, bedenk dan vooraf welke apps je koppelt. ChatGPT krijgt zo toegang tot je eigen mail of documenten en leert jouw persoonlijke stijl. Handig voor je eigen mail, maar voor de stem van het hele team blijft een gedeelde stemgids nodig. Kijk meteen ook even naar je data-instellingen, zie trainen op je data uitzetten.
Plan tot slot een vast moment, bijvoorbeeld elk kwartaal, om de stemgids na te lopen. Anthropic raadt dat ook aan voor organisatie-instructies: verouderde regels haal je weg, zodat de antwoorden scherp blijven.
Een merkstem die je hele team gebruikt?
In een training op jullie eigen teksten maken we samen een stemgids en zetten we die in de AI-tools die jullie al gebruiken.